Как написать деловую электронную почту? Дизайн, стиль, производительность

  1. Язык отражает культуру организации
  2. Создайте свои собственные шаблоны
  3. Как начать? Вернуться к получателю
  4. А вы кто 1-2 предложения
  5. Представьте вопрос: сожмите в 1 предложении, затем развивайте
  6. Какую реакцию вы ожидаете? СТА в 1 предложении
  7. Мотивация, необходимая информация: точки и ссылки
  8. закрытие
  9. тема
  10. Краткость и прозрачность
  11. Используйте вежливые формы
  12. корректура
  13. Когда вы не пишите письмо

Как часто вы откладываете написание электронного письма, потому что его содержание сложно сформулировать Как часто вы откладываете написание электронного письма, потому что его содержание сложно сформулировать? Вы не можете начать; хотя вы точно знаете, что хотите передать, это звучит не очень хорошо. Кроме того, многие из нас не чувствуют себя уверенно в письменной форме, мы боимся ошибок или неуклюжести.

Если у вас возникла такая проблема, мы подготовили для вас список удобных готовых фраз и советов. Написание пойдет лучше!

Язык отражает культуру организации

Язык, с которым вы общаетесь со своими партнерами и клиентами, является одним из способов проявления культуры организации и ее ценностей. Поэтому не существует универсальной матрицы деловой электронной почты. Если вы запускаете стартап, посвященный оспариванию бренда, нет смысла писать «Уважаемый сэр, я использую это письмо с вопросом о возможности рекламного сотрудничества. Мы являемся признанным производителем в пространстве сумасшедших футболок .... ».

Узнай своего клиента. Загрузите электронную книгу и создайте профессионального покупателя персон

Нет ничего плохого в сознательно используемом общении на «вы» (конечно, за исключением официальных писем), если только это сочетается с лингвистической корректностью и в ней нет силы или пошлости. С другой стороны, ослабление стиля B2B редко используется для построения отношений.

Создайте свои собственные шаблоны

Чтобы повысить эффективность вашей переписки, используйте готовые формулировки или даже модели электронной почты. Имейте отдельный документ или папку с примерами (например, письмо с предложением о сотрудничестве, ответ на один из наиболее часто задаваемых вопросов). Это избавляет вас от работы над написанием следующего электронного письма и повышает его качество - лучше один раз написать приличный текст, а затем склеить его, чем начинать заново с самого начала).

Заведите привычку использовать шаблоны и научитесь прикреплять новые электронные письма к вашей матричной папке. Но будьте осторожны, чтобы не засунуть их, не задумываясь.

Пришло время перейти к подробностям.

Как начать? Вернуться к получателю

Существует самая противоречивая формула открытия - очевидно, это печально известное «привет». Спор начался с небрежного обвинения Михаила Русинека в неправильном использовании этого слова. Мы можем «приветствовать» кого-то, кто приходит к нам, например, мы можем приветствовать гостя в нашем доме. Тем не менее, он используется чаще всего, и многие будут защищать его честь и универсальность. Другие доступные формы:

  • Уважаемые госпожа , сэр, дамы и господа! Жесткий, но безопасный, особенно для первого контакта. Знайте о его существовании, потому что это может быть полезно в электронных письмах получателям, которых вы не знаете, и их позиция требует особого уважения. Если вы добавляете здесь официальное название (Уважаемая госпожа Президент), напишите его заглавной буквой.
  • Мистер Артура , миссис Анна: формула, очень часто используемая и принятая, которая лучше подходит для следующего контакта после первого контакта. Следите за несколько шизофренической формулой, которая сочетает в себе формальную фразу «Господь» и миниатюрную, например, г-н Казиу, г-жа Зося. Если вы хотите сломать лед, лучше предложить переход к Вам. Не используйте форму также: Уважаемая г-жа Ковальская, это английский язык, неправильный на польском языке.
  • Доброе утро . Меня обвиняют в том, что мы не знаем, когда получатель прочитает электронное письмо, как будто чтение электронного письма, начиная с «доброго утра» вечером, было катастрофой. Как и «привет», это форма, которая не очень ясна, не слишком формальна или не слишком свободна.
  • Доброе утро, лорд Питер : если вы используете эту форму, не забудьте вставить запятую между приветствием и именем получателя. И помните, что вежливо вы всегда пишете с большой буквы.
  • Здравствуйте : это отличное, плотное и твердое слово, которое бьет энергию и стремительность. «Привет» - это сильное рукопожатие, неприхотливое и сердечное. Есть компании, которые последовательно используют такую ​​формулу, оспаривая жесткий, полуофициальный тон деловой переписки. Вариант для готовых рисков.

А вы кто 1-2 предложения

Сначала представьте или напомните получателю. Это должно занять у вас одно, максимум два предложения - чтобы читатель мог видеть, с кем он имеет дело, позвольте вам общаться, если вы встретились на конференции, он напомнит вам, каким образом вы однажды связались. Также проверьте, если кто-то рекомендовал вас / рекомендовал вам компанию.

Если вы пишете в ответ, спасибо за контакт или интерес.

Представьте вопрос: сожмите в 1 предложении, затем развивайте

Что ты хочешь? Следующее предложение вашего электронного письма должно кратко ответить на этот вопрос, например: «Я хотел бы спросить о возможности продажи нашей продукции в вашем магазине ...».

Выразите проблему в начале, в первом абзаце. Никто не будет искать то, что вы имеете в виду в конце длинного текста. Выразите это просто и не заворачивайте в кусты.

Какую реакцию вы ожидаете? СТА в 1 предложении

Чтобы создать электронное письмо, вы должны знать, что должен делать получатель после прочтения. Хотите заинтересовать его, интриговать, побуждать к конкретным действиям? Скажи это!

- Если вы заинтересованы в этой форме сотрудничества, пожалуйста, свяжитесь со мной по этому адресу электронной почты или телефону ....

- Для регистрации на событие заполните форму (ссылку), а в случае каких-либо проблем напишите или позвоните.

Отметьте галочкой, если ожидаете ответа.

Мотивация, необходимая информация: точки и ссылки

Чтобы решить, хочет ли он выполнить ожидаемое действие (написать электронное письмо с выражением заинтересованности в предложении, продолжить переговоры о сотрудничестве), получателю нужна информация: каковы будут преимущества? Но постарайтесь не расширять эту часть. Ссылка на соответствующие разделы вашей страницы или прикрепить документ, и другие сведения указывают. Сделай самое главное.

закрытие

Если вы не пишете очень официальное электронное письмо, вы можете подарить официальное «С уважением» - надеть формулу с приветом («Я объединяю приветствия», «С уважением»). Перед этим, если вы хотите получить ответ, вы можете отметить: «Я буду благодарен за ответ» или «Я буду благодарен за ответ, даже если он будет отрицательным».

Это все, что должно содержать электронное письмо. По словам Кавасаки, лучше всего ограничить пять предложений, однако иногда целесообразно разработать предпоследний пункт - в отношении мотивации.

тема

Пусть это будет настолько подробно, насколько это возможно, а не «предложение» или «вопрос». Если вы пишете о встрече, напишите о предмете, о чем он будет и укажите крайний срок.

Типичный почтовый ящик показывает 60 символов, а получатель увидит на смартфоне 25-30 символов. Это означает, что вы должны вписаться в 6-8 слов .

Краткость и прозрачность

Удалите все лишнее: описание вашей компании в 15 строках, засорение («вид», «стиль», «вид», «скорее всего» ...), неоправданное использование пассивный голос. Будьте внимательны к ситуации, в которой 2 предложения сообщают одно и то же.

Используйте вежливые формы

Если кто-то покидает вас, спасибо. Если хочешь чего-нибудь, спроси. Если вы что-то сломали, извинитесь. Это не означает завышение объема текста. Например, объедините благодарность с напоминанием о том, кто вы («Спасибо за вдохновляющий разговор на ярмарке ...»).

Это звучит как разговор дошкольного возраста, но многие деловые электронные письма очень резкие, потому что им не хватает простых, вежливых фраз, которые повышают ценность. Они делают тебя похожим на цивилизованного человека.

корректура

Прочтите письмо перед отправкой. Проверьте правильность грамматических форм, является ли целое значимым, отсутствует ли какая-либо информация или нет логических ошибок.

Также убедитесь, что все разборчиво. Разделите абзац слишком долго на две части, удалите ненужную формулировку.

Когда вы не пишите письмо

Кто вы - Что вы хотите - Почему получатель должен это сделать : эти 3 информации в сжатой форме определяют хорошее, эффективное электронное письмо. Благодаря этому принципу письмо будет более эффективным.

Прежде чем начать, однако, задайте вопрос: действительно ли это сообщение необходимо? Свертывание по электронной почте (в среднем, человек, который использует этот инструмент для работы, получает 100 сообщений в день ) является одним из наиболее частых источников стресса сотрудников. Поэтому уважайте время ваших партнеров и коллег.

Есть также информация, которая лучше передается лично или по телефону (например, плохие новости, случаи с большим эмоциональным зарядом). Проще написать электронное письмо, но возьмите его с собой и отнеситесь к нему ответственно и с сочувствием.

Как начать?
Какую реакцию вы ожидаете?
Хотите заинтересовать его, интриговать, побуждать к конкретным действиям?
Прежде чем начать, однако, задайте вопрос: действительно ли это сообщение необходимо?