Как написать деловую электронную почту? Дизайн, стиль, производительность
- Язык отражает культуру организации
- Создайте свои собственные шаблоны
- Как начать? Вернуться к получателю
- А вы кто 1-2 предложения
- Представьте вопрос: сожмите в 1 предложении, затем развивайте
- Какую реакцию вы ожидаете? СТА в 1 предложении
- Мотивация, необходимая информация: точки и ссылки
- закрытие
- тема
- Краткость и прозрачность
- Используйте вежливые формы
- корректура
- Когда вы не пишите письмо
Как часто вы откладываете написание электронного письма, потому что его содержание сложно сформулировать? Вы не можете начать; хотя вы точно знаете, что хотите передать, это звучит не очень хорошо. Кроме того, многие из нас не чувствуют себя уверенно в письменной форме, мы боимся ошибок или неуклюжести.
Если у вас возникла такая проблема, мы подготовили для вас список удобных готовых фраз и советов. Написание пойдет лучше!
Язык отражает культуру организации
Язык, с которым вы общаетесь со своими партнерами и клиентами, является одним из способов проявления культуры организации и ее ценностей. Поэтому не существует универсальной матрицы деловой электронной почты. Если вы запускаете стартап, посвященный оспариванию бренда, нет смысла писать «Уважаемый сэр, я использую это письмо с вопросом о возможности рекламного сотрудничества. Мы являемся признанным производителем в пространстве сумасшедших футболок .... ».
Узнай своего клиента. Загрузите электронную книгу и создайте профессионального покупателя персон
Нет ничего плохого в сознательно используемом общении на «вы» (конечно, за исключением официальных писем), если только это сочетается с лингвистической корректностью и в ней нет силы или пошлости. С другой стороны, ослабление стиля B2B редко используется для построения отношений.
Создайте свои собственные шаблоны
Чтобы повысить эффективность вашей переписки, используйте готовые формулировки или даже модели электронной почты. Имейте отдельный документ или папку с примерами (например, письмо с предложением о сотрудничестве, ответ на один из наиболее часто задаваемых вопросов). Это избавляет вас от работы над написанием следующего электронного письма и повышает его качество - лучше один раз написать приличный текст, а затем склеить его, чем начинать заново с самого начала).
Заведите привычку использовать шаблоны и научитесь прикреплять новые электронные письма к вашей матричной папке. Но будьте осторожны, чтобы не засунуть их, не задумываясь.
Пришло время перейти к подробностям.
Как начать? Вернуться к получателю
Существует самая противоречивая формула открытия - очевидно, это печально известное «привет». Спор начался с небрежного обвинения Михаила Русинека в неправильном использовании этого слова. Мы можем «приветствовать» кого-то, кто приходит к нам, например, мы можем приветствовать гостя в нашем доме. Тем не менее, он используется чаще всего, и многие будут защищать его честь и универсальность. Другие доступные формы:
- Уважаемые госпожа , сэр, дамы и господа! Жесткий, но безопасный, особенно для первого контакта. Знайте о его существовании, потому что это может быть полезно в электронных письмах получателям, которых вы не знаете, и их позиция требует особого уважения. Если вы добавляете здесь официальное название (Уважаемая госпожа Президент), напишите его заглавной буквой.
- Мистер Артура , миссис Анна: формула, очень часто используемая и принятая, которая лучше подходит для следующего контакта после первого контакта. Следите за несколько шизофренической формулой, которая сочетает в себе формальную фразу «Господь» и миниатюрную, например, г-н Казиу, г-жа Зося. Если вы хотите сломать лед, лучше предложить переход к Вам. Не используйте форму также: Уважаемая г-жа Ковальская, это английский язык, неправильный на польском языке.
- Доброе утро . Меня обвиняют в том, что мы не знаем, когда получатель прочитает электронное письмо, как будто чтение электронного письма, начиная с «доброго утра» вечером, было катастрофой. Как и «привет», это форма, которая не очень ясна, не слишком формальна или не слишком свободна.
- Доброе утро, лорд Питер : если вы используете эту форму, не забудьте вставить запятую между приветствием и именем получателя. И помните, что вежливо вы всегда пишете с большой буквы.
- Здравствуйте : это отличное, плотное и твердое слово, которое бьет энергию и стремительность. «Привет» - это сильное рукопожатие, неприхотливое и сердечное. Есть компании, которые последовательно используют такую формулу, оспаривая жесткий, полуофициальный тон деловой переписки. Вариант для готовых рисков.
А вы кто 1-2 предложения
Сначала представьте или напомните получателю. Это должно занять у вас одно, максимум два предложения - чтобы читатель мог видеть, с кем он имеет дело, позвольте вам общаться, если вы встретились на конференции, он напомнит вам, каким образом вы однажды связались. Также проверьте, если кто-то рекомендовал вас / рекомендовал вам компанию.
Если вы пишете в ответ, спасибо за контакт или интерес.
Представьте вопрос: сожмите в 1 предложении, затем развивайте
Что ты хочешь? Следующее предложение вашего электронного письма должно кратко ответить на этот вопрос, например: «Я хотел бы спросить о возможности продажи нашей продукции в вашем магазине ...».
Выразите проблему в начале, в первом абзаце. Никто не будет искать то, что вы имеете в виду в конце длинного текста. Выразите это просто и не заворачивайте в кусты.
Какую реакцию вы ожидаете? СТА в 1 предложении
Чтобы создать электронное письмо, вы должны знать, что должен делать получатель после прочтения. Хотите заинтересовать его, интриговать, побуждать к конкретным действиям? Скажи это!
- Если вы заинтересованы в этой форме сотрудничества, пожалуйста, свяжитесь со мной по этому адресу электронной почты или телефону ....
- Для регистрации на событие заполните форму (ссылку), а в случае каких-либо проблем напишите или позвоните.
Отметьте галочкой, если ожидаете ответа.
Мотивация, необходимая информация: точки и ссылки
Чтобы решить, хочет ли он выполнить ожидаемое действие (написать электронное письмо с выражением заинтересованности в предложении, продолжить переговоры о сотрудничестве), получателю нужна информация: каковы будут преимущества? Но постарайтесь не расширять эту часть. Ссылка на соответствующие разделы вашей страницы или прикрепить документ, и другие сведения указывают. Сделай самое главное.
закрытие
Если вы не пишете очень официальное электронное письмо, вы можете подарить официальное «С уважением» - надеть формулу с приветом («Я объединяю приветствия», «С уважением»). Перед этим, если вы хотите получить ответ, вы можете отметить: «Я буду благодарен за ответ» или «Я буду благодарен за ответ, даже если он будет отрицательным».
Это все, что должно содержать электронное письмо. По словам Кавасаки, лучше всего ограничить пять предложений, однако иногда целесообразно разработать предпоследний пункт - в отношении мотивации.
тема
Пусть это будет настолько подробно, насколько это возможно, а не «предложение» или «вопрос». Если вы пишете о встрече, напишите о предмете, о чем он будет и укажите крайний срок.
Типичный почтовый ящик показывает 60 символов, а получатель увидит на смартфоне 25-30 символов. Это означает, что вы должны вписаться в 6-8 слов .
Краткость и прозрачность
Удалите все лишнее: описание вашей компании в 15 строках, засорение («вид», «стиль», «вид», «скорее всего» ...), неоправданное использование пассивный голос. Будьте внимательны к ситуации, в которой 2 предложения сообщают одно и то же.
Используйте вежливые формы
Если кто-то покидает вас, спасибо. Если хочешь чего-нибудь, спроси. Если вы что-то сломали, извинитесь. Это не означает завышение объема текста. Например, объедините благодарность с напоминанием о том, кто вы («Спасибо за вдохновляющий разговор на ярмарке ...»).
Это звучит как разговор дошкольного возраста, но многие деловые электронные письма очень резкие, потому что им не хватает простых, вежливых фраз, которые повышают ценность. Они делают тебя похожим на цивилизованного человека.
корректура
Прочтите письмо перед отправкой. Проверьте правильность грамматических форм, является ли целое значимым, отсутствует ли какая-либо информация или нет логических ошибок.
Также убедитесь, что все разборчиво. Разделите абзац слишком долго на две части, удалите ненужную формулировку.
Когда вы не пишите письмо
Кто вы - Что вы хотите - Почему получатель должен это сделать : эти 3 информации в сжатой форме определяют хорошее, эффективное электронное письмо. Благодаря этому принципу письмо будет более эффективным.
Прежде чем начать, однако, задайте вопрос: действительно ли это сообщение необходимо? Свертывание по электронной почте (в среднем, человек, который использует этот инструмент для работы, получает 100 сообщений в день ) является одним из наиболее частых источников стресса сотрудников. Поэтому уважайте время ваших партнеров и коллег.
Есть также информация, которая лучше передается лично или по телефону (например, плохие новости, случаи с большим эмоциональным зарядом). Проще написать электронное письмо, но возьмите его с собой и отнеситесь к нему ответственно и с сочувствием.
Похожие
Как не создать музей шоколада... выставка изобретений, созданная Леонардо да Винчи тем больше я был вдохновлен, чтобы найти интересные способы служить знания шоколада. Курортный сезон также привел меня к месту, которое теоретически должно быть о шоколаде. "Музей шоколада в Познани" Мы не могли упустить такую возможность, когда вместе с моей женой посетили Познань, тем более что «музей» находился в непосредственной близости от рынка. Интимное пространство в задней части магазина Как правильно выбрать подложку?
... как же выбрать лучший вариант для флоры, не причиняя вреда животным? Проще говоря, мы можем выделить три основных типа субстратов, а именно: сам гравий, субстрат плюс гравий и все готовые субстраты. Сам субстрат из гравия - стерильный Рекомендуется, чтобы грануляция субстрата для аквариумных растений была в диапазоне 2-6 мм, потому что это способствует развитию корневой системы. Однако, если вы не планируете сажать растения с обширными корнями, Как правильно и безопасно собирать грибы
Используя прекрасную погоду, желая отдохнуть от трудностей повседневной жизни, мы с радостью отправляемся в лес, часто сочетая отдых с поиском и приобретением грибов, которые многие ценят за прекрасный аромат и вкус. Грибы встречаются в различных местах обитания, но самыми богатыми съедобными видами, интересными любителями сбора грибов, являются леса, заросли, луга, пастбища. Они растут круглый год, однако большинство грибников интересуются коротким периодом их появления, поздним летом Проекты современных домов - они не должны быть дорогими!
... ими затратами на их реализацию. Однако в настоящее время, когда мы можем также купить готовые проекты домов на одну семью в современном стиле. Лучше всего выбирать, когда мы не хотим много платить за проект! Дизайн дома не должен быть сделан по индивидуальному заказу. Теперь мы можем покупать дешевые готовые дома для одной семьи. Мы можем сделать это даже в Интернете, не выходя из дома - все, что вам нужно сделать, это меховой орган не жуткий (его просто неправильно поняли)
... в зашкаливает; его запись для большинства просмотров в одном видео была уничтожена. после многих лет сновидений музыкант / хакер / изобретатель Сэм Баттл сделал это; он объединил самое жуткое инструмент с самым жутким игрушка : меховой орган. Как построить коптильню из кирпича? Самая важная информация
... вы построить садовую коптильню? Прежде чем начать работать, проверьте основную информацию по этой теме. Изучите важные правила строительства кирпичного дома. Узнайте, как построить очаг и садовую коптильню шаг за шагом! Из этой статьи вы узнаете: Какие бывают коптильни в саду С чего начать строительство Проверьте эти предложения! оформление
... как произведение искусства, которое можно повесить на стену, или новое одеяло, которое можно повесить на диван, может оказать огромное влияние на внешний вид комнаты. Но как вы должны украсить? Мы разбили 10 различных стилей оформления помочь вам узнать, какой стиль соответствует вашим интересам. (Не бойтесь смешивать и сочетать! Ваш дом должен быть отражением вещей и стилей, которые вдохновляют Обзор Sony Xperia XA1 Ultra
Фаблетс и Sony имеют давние отношения - «Xperia» и «Ultra» - это два названия, которые были связаны между собой в течение некоторого времени, телефоны Sony часто входят в число самых крупных телефонов. Sony Xperia XA1 Ultra, выпущенный в мае 2017 года, является ярким примером. С 6-дюймовым дисплеем его вряд ли можно назвать миниатюрным, и в отличие от некоторых более новых версий он не делает ничего, чтобы скрыть этот размер за модным соотношением сторон или минимальными рамками. Как положить, положить, положить плитку?
... ив положить стену или пол на плитку, безусловно, рассчитываем на очень интересный и элегантный эффект, но, конечно, нет никаких препятствий для организации такого мелкий сами"> Решив положить стену или пол на плитку, безусловно, рассчитываем на очень интересный и элегантный эффект, но, конечно, нет никаких препятствий для организации такого мелкий сами. Если мы правильно подготовимся, у нас будет немного терпения и Лучшая комнатная антенна HDTV
... вое и FiOS-телевидение могут быть дорогими, но часто мы забываем, что вещательное телевидение все еще бесплатное и включает некоторые из самых популярных программ из крупных сетей, таких как CBS, ABC, NBC, Fox, The CW, Univision, Telemundo и PBS. Любой, кто хочет получить дешевый и простой способ передачи HD-программ в крупных и локальных сетях, должен попробовать использовать комнатную телевизионную антенну. Они также подходят для людей, которые не могут или не хотят устанавливать антенну Как украсить большой коридор, чтобы использовать все его ...
... вы должны обязательно подумать о выборе гардероба для прихожей . В зависимости от того, сколько свободного места у вас есть, вы можете выбрать однодверный, двухдверный или даже трехдверный гардероб. Здесь вы храните куртки на каждый сезон, свитера, шапки, шарфы и перчатки. Конечно, общим элементом, без которого нельзя представить функциональный зал, являются вешалки для зала . Игровое поле действительно огромное - вы можете выбирать
Комментарии
Так как же выбрать лучший вариант для флоры, не причиняя вреда животным?Так как же выбрать лучший вариант для флоры, не причиняя вреда животным? Проще говоря, мы можем выделить три основных типа субстратов, а именно: сам гравий, субстрат плюс гравий и все готовые субстраты. Сам субстрат из гравия - стерильный Рекомендуется, чтобы грануляция субстрата для аквариумных растений была в диапазоне 2-6 мм, потому что это способствует развитию корневой системы. Однако, если вы не планируете сажать растения с обширными корнями, Но как вы должны украсить?
Но как вы должны украсить? Мы разбили 10 различных стилей оформления помочь вам узнать, какой стиль соответствует вашим интересам. (Не бойтесь смешивать и сочетать! Ваш дом должен быть отражением вещей и стилей, которые вдохновляют вас на счастье, поэтому используйте их в качестве отправной точки и сделайте их своими.) А вы делаете свеклу на зиму?
А вы делаете свеклу на зиму? Какое блюдо вы не можете устоять? Свекла тертая в банки ингредиенты: 6 кг свеклы (рекомендую выбирать органическую свеклу!) 1/3 - 1/2 чашки финика или рисового сиропа (оба великолепны) или, в крайнем случае, 2/3 чашки тростникового сахара. Количество подслащивающей добавки зависит от вкуса свеклы. 2-3 столовые ложки соли по вкусу 1 столовая ложка молотого перца Но зачем нужна информация о весе кирпича?
Но зачем нужна информация о весе кирпича? Во-первых, вес одного кирпича или целого поддона полезно знать для обеспечения транспортировки. Во-вторых, зная вес кирпича, можно примерно рассчитать массу всего строения, а этот показатель необходим при расчете фундамента. Сколько же весит один кирпич? Дать однозначный ответ невозможно, так как на вес кирпича влияет материал, его размеры, и количество пустот. Давайте попробуем разобраться, сколько весят различные виды кирпича. Как обустроить зал, чтобы в полной мере воспользоваться его возможностями и сделать его полностью функциональным?
Как обустроить зал, чтобы в полной мере воспользоваться его возможностями и сделать его полностью функциональным? Где хранить одежду и обувь? Большинство прихожих используются для хранения одежды - в основном, верхней одежды. Если вам повезло, и ваш коридор имеет уникальный большой размер, вы должны обязательно подумать о выборе гардероба для прихожей . В зависимости от того, сколько свободного места у вас есть, вы можете выбрать Какую люстру выбрать для такой обстановки?
Какую люстру выбрать для такой обстановки? Задача на удивление проста - почти каждая модель люстры вписывается в провансальский стиль! Классическая хрустальная люстра - выбор для любителей ярких контрастов. Стоит выбрать модель со старомодным взглядом или искать настоящую люстру на барахолке, которая много десятилетий назад освещала элегантные салоны. Размер не имеет значения - огромная подвесная лампа над деревянным столом в гостиной придаст интерьеру необычный шарм. Кто должен купить комнатную антенну?
Кто должен купить комнатную антенну? Подписки на кабельное, спутниковое и FiOS-телевидение могут быть дорогими, но часто мы забываем, что вещательное телевидение все еще бесплатное и включает некоторые из самых популярных программ из крупных сетей, таких как CBS, ABC, NBC, Fox, The CW, Univision, Telemundo и PBS. Любой, кто хочет получить дешевый и простой способ передачи HD-программ в крупных и локальных сетях, должен попробовать использовать комнатную телевизионную антенну. Они также подходят Это всегда одна из самых больших дилемм, поэтому начать укладывать плитку на стену сверху или снизу?
Это всегда одна из самых больших дилемм, поэтому начать укладывать плитку на стену сверху или снизу? Вопреки видимости, ответ на этот вопрос очень однозначен. Когда размер поверхности соответствует самим плиткам, поэтому нам не нужно ничего резать, тогда мы начинаем укладку снизу. Осознавая это настенная плитка они не будут идеально помещаться на поверхности, мы помещаем линию сверху и режем плитку Кто покупает слоновую кость?
Кто покупает слоновую кость? Является ли запрет международной торговли лучшим подходом? Управление и коррупция являются большими проблемами для регулирования Глобальное движение к закрытию легальных внутренних рынков слоновой кости Чем занимается Fauna & Flora International (FFI)? ****** Это незаконно, чтобы торговать слоновой костью? Сколько мы будем платить за готовый дизайн современного дома?
Сколько мы будем платить за готовый дизайн современного дома? Когда мы решаем иметь законченный дизайн дома , нам не нужно готовиться к очень высокой стоимости в то время. Цены зависят в основном от метро здания. Мы заплатим около 2000 злотых за проекты домов меньшего размера и около 3000 злотых за дома с большим счетчиком. Мы должны помнить, что к этим затратам мы должны добавить расходы, связанные с адаптацией проекта, то есть его адаптацией к индивидуальным Чего не хватает в этом?
Чего не хватает в этом? даже если крупнейший производитель какао в мире - Берег Слоновой Кости. Хотя повсюду вокруг можно было увидеть мешки с какао с гордой надписью «Кот-д'Ивуар».
Как начать?
Какую реакцию вы ожидаете?
Хотите заинтересовать его, интриговать, побуждать к конкретным действиям?
Прежде чем начать, однако, задайте вопрос: действительно ли это сообщение необходимо?
Как же выбрать лучший вариант для флоры, не причиняя вреда животным?
Как построить коптильню из кирпича?
Вы построить садовую коптильню?
Но как вы должны украсить?
Как положить, положить, положить плитку?
Но как вы должны украсить?